Persona v praxi · Malá agentura 3–10 lidí

Jedna paměť týmu — a klient vidí jen schválené

Webová agentura, pět lidí, kolem třiceti běžících zakázek. Kdo dělal migraci u Novákových? Co jsme slíbili v nabídce? Proč jsme tehdy zvolili tenhle hosting? Odpovědi existují — jenže každá v jiné hlavě.

Tým se skládá jedním odkazem

Majitelka založí prostor agentury a pošle kolegům pozvánkový odkaz. Každý dostane roli: ona je vlastník, kolegové členové, externí účetní jen čtenář svého prostoru. Žádné zakládání účtů za druhé, žádné sdílené heslo. Útratu celého týmu platí peněženka vlastníka — a každému členovi jde nastavit měsíční strop, takže náklady nikoho nepřekvapí.

Paměť roste z běžné práce

Porady se nahrávají a končí zápisem s úkoly. Hlasovky z cest, poznámky od klientů, smlouvy — všechno padá do společné paměti a samo se řadí k zakázkám. Nikdo nevede „dokumentaci“; ta vzniká vedlejším produktem práce.

Odpověď přijde se zdrojem — zápis z porady, kde se to domluvilo. Nová kolegyně se ptá na věci, které se staly rok před jejím nástupem, a dostává odpovědi, ne pokrčení ramen.

Klient vidí jen schválené

A teď ta citlivá část: interní poznámky („klient zase posunul termín, kalkulovat rezervu“) nesmí nikdy ven. Proto má Bot pro klienta vlastní pohled s vlastním seznamem schválených materiálů — stav zakázky, předávací dokumentace, návody. Klient pozvaný jako čtenář se ptá Bota a dostává odpovědi výhradně z tohoto výběru, vždy se zdrojem. Co ve výběru není, Bot nezná — a řekne to.

Když někdo odchází

Konec spolupráce je jeden krok: revokace přístupu. Paměť zůstává agentuře — zápisy, rozhodnutí i souvislosti, které by jinak odešly s člověkem.